پیش از ثبت خرید جدید، مسئول خرید باید بداند از سقف تعیین‌شده برای همان تأمین‌کننده و همان ماه چقدر باقی مانده است. اگر اطلاعات فاکتورها، سقف‌ها و وضعیت تأیید خرید جدا از هم نگهداری شوند، پاسخ به همین سؤال ساده دشوار می‌شود. یک روال مشخص کمک می‌کند اعضای تیم با عدد و وضعیت یکسان تصمیم بگیرند.
سقف خرید، اعتبار مصرف‌شده و بدهی چه تفاوتی دارند؟
سقف خرید، حدی است که برای کنترل خرید از یک تأمین‌کننده در بازه مشخص تعریف می‌کنید. اعتبار مصرف‌شده نشان می‌دهد چه مقدار از آن سقف بر اساس اسناد و گردش‌های ثبت‌شده استفاده شده است. مانده قابل خرید نیز باید با توجه به همان سقف، مصرف ثبت‌شده و رزروهای فعال بررسی شود.
بدهی و سررسید پرداخت مفهوم جداگانه‌ای دارند. صرف مشاهده مانده اعتبار، زمان پرداخت هر فاکتور یا مبلغ قابل پرداخت امروز را مشخص نمی‌کند. همچنین نباید فرض کرد هر پرداخت به تأمین‌کننده خودبه‌خود سقف خرید ماه را افزایش می‌دهد؛ اثر هر عملیات باید مطابق قواعد سامانه و توافق واقعی بررسی شود.
یک مثال ساده از بررسی مانده
فرض کنید سقف یک تأمین‌کننده برای یک ماه ۱۲۰ میلیون تومان است و ۷۰ میلیون تومان خرید تأییدشده دارید. در این مثال هیچ رزرو فعال، برگشت یا تعدیلی وجود ندارد. مانده نسبت به سقف ۵۰ میلیون تومان است. خرید جدید ۲۰ میلیون تومانی، پس از تأیید، مصرف را به ۹۰ میلیون و مانده را به ۳۰ میلیون تومان می‌رساند.
| وضعیت در مثال | مبلغ به تومان |
|---|---|
| سقف ماهانه | ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| مصرف پیش از خرید جدید | ۷۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| مانده پیش از خرید | ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| خرید جدید | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| مانده پس از تأیید خرید | ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
این محاسبه برای حالت ساده بالاست. اگر خرید دیگری اعتبار را رزرو کرده باشد یا سندی اصلاح شده باشد، عدد قابل اتکا باید از وضعیت جاری سامانه خوانده شود. مبلغ و واحد پول را نیز یکسان کنید؛ اشتباه بین ریال و تومان می‌تواند نتیجه بررسی را ده برابر تغییر دهد.
پیش از تأیید فاکتور چه چیزهایی را کنترل کنیم؟
۱. تأمین‌کننده و نوع اعتبار: سند باید به همان تأمین‌کننده و اعتبار مورد نظر تعلق داشته باشد؛ مشابه‌بودن نام‌ها کافی نیست.
۲. تاریخ و ماه خرید: مانده یک ماه را مبنای تصمیم برای ماه دیگری قرار ندهید. تاریخ فاکتور و دوره مورد بررسی را کنار هم ببینید.
۳. مبلغ نهایی و واحد پول: مبلغی را بررسی کنید که در تأیید سند منظور می‌شود. ریال و تومان و هر اصلاح مبلغ باید روشن باشند.
۴. وضعیت سند: پیش‌نویس، خرید تأییدشده نیست. پیش از ثبت مجدد، مطمئن شوید همان فاکتور قبلاً وارد سامانه نشده است.
۵. مانده جاری و رزروها: اگر چند همکار هم‌زمان کار می‌کنند، به مانده‌ای که ابتدای روز یادداشت شده اکتفا نکنید؛ وضعیت فعلی ملاک بررسی است.
۶. مسئول تأیید: مشخص باشد چه کسی سند را بررسی می‌کند و تصمیم درباره خرید خارج از سقف با چه کسی است. کارکنان نباید برای انجام کار روزانه به حساب مشترک مدیریتی وابسته باشند.
این گردش در فارمت چگونه پشتیبانی می‌شود؟
در فارمت می‌توان سقف ماهانه تأمین‌کنندگان را تعریف کرد، وضعیت مصرف اعتبار را دید، فاکتور خرید را ثبت و تأیید کرد و گزارش ماهانه را بر اساس تقویم شمسی بررسی کرد. نقش کاربران نیز دسترسی به بخش‌های مدیریتی و عملیات خرید را تعیین می‌کند.
کارمند پیش‌نویس خرید خود را ثبت و وضعیت آن را پیگیری می‌کند. تأیید خرید در اختیار نقش مجاز است و اثر سند تأییدشده در گردش اعتبار ثبت می‌شود. این تفکیک کمک می‌کند ورود اطلاعات و تصمیم نهایی درباره خرید، مسئول مشخصی داشته باشند.
برای مشاهده نمایش محصول، امکانات خرید و اعتبار فارمت را ببینید. نمونه تعاملی کنترل اعتبار نیز با داده فرضی، ارتباط مبلغ خرید و سقف را نشان می‌دهد؛ این نمونه اطلاعات حساب واقعی داروخانه نیست.
پایان ماه چه گزارشی را مرور کنیم؟
گزارش خرید را برای ماه و تأمین‌کننده مورد نظر بررسی کنید. فاکتورهای باقی‌مانده در پیش‌نویس را از خریدهای تأییدشده جدا پیگیری کنید و دلیل اختلاف عددها را از اسناد و وضعیت آن‌ها پیدا کنید. خروجی CSV می‌تواند برای بررسی تکمیلی مفید باشد؛ نام فایل و یادداشت همراه آن باید ماه گزارش، واحد پول و زمان دریافت را روشن کند.
پرسش‌های متداول
آیا مانده اعتبار همان موجودی حساب بانکی است؟
خیر. مانده اعتبار در این راهنما به ظرفیت خرید نسبت به سقف تعریف‌شده اشاره دارد. موجودی بانک و برنامه پرداخت باید جدا بررسی شوند.
آیا هر پیش‌نویس به معنی مصرف قطعی اعتبار است؟
خیر. وضعیت پیش‌نویس با سند تأییدشده متفاوت است. وجود رزرو فعال نیز باید جداگانه در بررسی مانده لحاظ شود؛ وضعیت جاری سامانه را ملاک بگیرید.
برای شروع استفاده از فارمت چه کنیم؟
از بخش تماس و هماهنگی راه‌اندازی با پشتیبانی هماهنگ کنید و گردش خرید، مسئول تأیید و روش فعلی تعیین سقف داروخانه را توضیح دهید تا تناسب امکانات با نیاز شما بررسی شود.
