وقتی جمع فاکتورهای یک فایل با گزارش ماهانه سامانه برابر نیست، اولین کار تغییر عددها نیست. باید روشن شود دو گزارش دقیقاً چه چیزی را اندازه می‌گیرند. جمع پیش‌نویس‌ها، خریدهای تأییدشده، مصرف اعتبار و پرداخت‌های ماه، چهار مفهوم متفاوت‌اند و انتظار برابری همیشگی آن‌ها می‌تواند گمراه‌کننده باشد.
در این راهنما، مغایرت‌گیری یعنی پیدا کردن علت اختلاف اطلاعات خرید و اعتبار. این روال، جای بستن حساب‌های رسمی یا رسیدگی حسابداری را نمی‌گیرد؛ هدف آن آماده‌کردن اطلاعات قابل پیگیری برای مدیر و حسابدار داروخانه است.
مرحله اول: محدوده مقایسه را بنویسید
قبل از هر جمع‌زدن، نام داروخانه، ماه شمسی، تأمین‌کننده و نوع اعتبار را مشخص کنید. اگر یک خروجی مربوط به همه تأمین‌کنندگان و دیگری محدود به یک شرکت است، اختلاف طبیعی خواهد بود. برای هر فایل، زمان دریافت و فیلترهای فعال را هم ثبت کنید.
ماه شمسی را با ماه میلادی هم‌نام یا یک بازه تقریبی سی‌روزه جایگزین نکنید. برای نمونه، گزارش مهر باید با همان مرزهای تقویمی مهر مقایسه شود. اسناد نزدیک شروع و پایان ماه را جدا بررسی کنید؛ جابه‌جایی یک روز می‌تواند سند را از محدوده مقایسه خارج کند.
مرحله دوم: تعریف عدد گزارش را بشناسید
گزارش اعتبار ماهانه فارمت، سقف، مصرف و مانده را برای ترکیب تأمین‌کننده و نوع اعتبار نمایش می‌دهد. مصرف از گردش‌های اعتبار همان بازه محاسبه می‌شود و مانده گزارش برابر سقف منهای مصرف است. این گزارش، گزارش موجودی بانک یا برنامه سررسید بدهی نیست.
نکته مهم دیگر، رزرو خرید است: مانده خلاصه گزارش ماهانه را با ظرفیت قابل استفاده در لحظه تأیید یک خرید یکسان فرض نکنید. کنترل تأیید خرید می‌تواند رزروهای فعال مرتبط را هم لحاظ کند. اگر عدد گزارش مثبت است اما تأیید خرید با محدودیت روبه‌رو می‌شود، ابتدا رزروها و شرایط همان سند را بررسی کنید.
مرحله سوم: وضعیت فاکتورها را جدا کنید
فاکتورهای پیش‌نویس را از تأییدشده و لغوشده جدا کنید. پیش‌نویس نشان می‌دهد اطلاعات خرید ثبت شده، اما هنوز نباید آن را مانند خرید تأییدشده وارد جمع مقایسه کنید. سند لغوشده نیز باید همراه با اثر واقعی لغو در گردش‌ها بررسی شود، نه فقط بر اساس مبلغ اولیه آن.
برای هر اختلاف، فهرستی از شناسه سند، شماره فاکتور تأمین‌کننده، تاریخ، مبلغ و وضعیت تهیه کنید. به جای عنوان مبهم «گزارش اشتباه است»، بنویسید کدام سند در کدام جمع حضور دارد یا ندارد. چک‌لیست کنترل فاکتور خرید کمک می‌کند منشأ اختلاف‌های ورودی را پیدا کنید.
مرحله چهارم: واحد پول و جمع‌ها را تطبیق دهید
فرض کنید برای یک ماه و یک تأمین‌کننده، سه فاکتور تأییدشده ۱۲، ۱۸ و ۱۰ میلیون تومانی دارید. یک پیش‌نویس ۵ میلیون تومانی هم در فایل همکار ثبت شده است. در این مثال، با فرض نبود گردش اصلاحی دیگر، جمع خریدهای تأییدشده ۴۰ میلیون تومان است؛ فایل شامل هر چهار سند، ۴۵ میلیون تومان نشان می‌دهد. اختلاف ۵ میلیون تومان از وضعیت سند می‌آید، نه از اشتباه در جمع سامانه.
اگر سقف همان ماه ۶۰ میلیون تومان باشد، مانده گزارش در این مثال ۲۰ میلیون تومان است. هیچ‌یک از این اعداد به‌تنهایی مبلغ پرداختی ماه را مشخص نمی‌کند. ممکن است پرداخت به سند دوره دیگری مربوط باشد؛ آن را بدون تطبیق اسناد به جمع خرید ماه اضافه یا از آن کم نکنید.
تبدیل واحد را نیز پیش از مقایسه انجام دهید. خروجی ۴۰۰ میلیون ریالی با جمع ۴۰ میلیون تومانی برابر است. عنوان ستون و واحد پول خروجی را نگه دارید تا همکار بعدی مجبور به حدس‌زدن نشود.
مرحله پنجم: علت اختلاف و اقدام اصلاحی را ثبت کنید
هر اختلاف را به یک علت مشخص وصل کنید: تفاوت بازه، فیلتر تأمین‌کننده، نوع اعتبار، وضعیت سند، واحد پول یا گردش اصلاحی. اگر علت پیدا نشد، شناسه اسناد و زمان دریافت گزارش را برای بررسی تکمیلی نگه دارید. برای برابرکردن ظاهری دو جمع، سقف خرید یا تاریخ فاکتور را تغییر ندهید.
اصلاح باید توسط فرد مجاز و با حفظ امکان پیگیری انجام شود. پس از اصلاح، گزارش را با همان فیلترهای قبلی دوباره بگیرید و اثر مورد انتظار را بررسی کنید. صرف ناپدیدشدن هشدار، اثبات درست‌شدن داده نیست.
مرحله ششم: خروجی قابل پیگیری نگه دارید
در فارمت می‌توان گزارش را بر اساس ماه شمسی و تأمین‌کننده بررسی و خروجی CSV دریافت کرد. هنگام نگهداری فایل، ماه، دامنه گزارش و تاریخ دریافت را در نام یا یادداشت همراه آن بنویسید. نسخه اولیه را با خروجی پس از اصلاح اشتباه نگیرید.
برای تحویل گزارش به مدیر، سه بخش کافی است: موارد تطبیق‌یافته، اختلاف‌های توضیح‌داده‌شده و موارد باز با مسئول پیگیری. اگر هنوز پیش‌نویس مهمی تعیین تکلیف نشده، آن را به‌عنوان مورد باز اعلام کنید تا گزارش نهایی‌تر از وضعیت واقعی به نظر نرسد.
چک‌لیست پایان ماه
- بازه شمسی و تأمین‌کننده در هر دو منبع یکسان است.
- نوع اعتبار و واحد پول مشخص‌اند.
- پیش‌نویس‌ها با اسناد تأییدشده جمع نشده‌اند.
- اثر لغو یا اصلاح از گردش واقعی سند بررسی شده است.
- مانده گزارش با موجودی بانک یا ظرفیت لحظه‌ای خرید اشتباه نشده است.
- برای اختلاف‌های باز، شناسه سند و مسئول پیگیری ثبت شده است.
مبنای این راهنما و مطالعه بعدی
تعریف ستون‌های گزارش و خروجی CSV بر اساس گزارش ماهانه موجود فارمت است؛ مثال‌ها فرضی‌اند و روش پیگیری اختلاف، پیشنهاد اجرایی است. برای آشنایی با اصطلاحات، راهنمای اعتبار تأمین‌کنندگان را ببینید. برای تعیین مسئول پیگیری گزارش و اسناد باز، مقاله تقسیم وظایف تیم خرید را بخوانید.
