یک فاکتور خرید ممکن است از نظر مبلغ درست به نظر برسد، اما به تأمین‌کننده اشتباه، ماه نادرست یا نوع اعتبار دیگری متصل شده باشد. اگر این خطا پس از تأیید پیدا شود، گزارش خرید و مانده اعتبار هم به بررسی دوباره نیاز دارند. راه عملی این است که پیش از تأیید، یک ترتیب ثابت برای کنترل سند داشته باشید و نتیجه بررسی را به مسئول مشخصی بسپارید.
این چک‌لیست برای کنترل اطلاعات خرید است. بررسی تخصصی اقلام و شرایط پذیرش آن‌ها باید مطابق روال داروخانه و توسط فرد مسئول انجام شود.
۱. هویت سند و تأمین‌کننده را تطبیق دهید
ابتدا نام تأمین‌کننده، شماره فاکتور و تاریخ آن را با سند دریافتی مقایسه کنید. نام مشابه دو شرکت یا ثبت دوباره یک شرکت با املای متفاوت می‌تواند خرید را به پرونده دیگری ببرد. اگر شماره فاکتور در سامانه موجود است، پیش از ثبت مجدد، وضعیت همان سند را ببینید؛ ممکن است همکار شیفت قبل آن را به‌صورت پیش‌نویس ثبت کرده باشد.
برای پیگیری داخلی، شناسه سند در سامانه را کنار شماره فاکتور تأمین‌کننده نگه دارید. این دو الزاماً یکسان نیستند. هنگام مکالمه با تأمین‌کننده، شماره سند او و هنگام ارجاع به همکار، شناسه داخلی را هم ذکر کنید تا بررسی به فاکتور دیگری منتقل نشود.
۲. اقلام و مبلغ نهایی را جداگانه بررسی کنید
نام قلم، تعداد و واحد شمارش را با سند اصلی و اطلاعات تحویل تطبیق دهید. «بسته» و «عدد» را معادل نگیرید. هر اختلاف در تعداد، قیمت یا مبلغ نهایی باید قبل از تأیید روشن شود؛ توضیح شفاهی بدون ثبت نتیجه، برای همکار بعدی قابل پیگیری نیست.
مبلغی که مبنای مصرف اعتبار قرار می‌گیرد باید با مبلغ نهایی ثبت‌شده در سند هماهنگ باشد. اگر تخفیف یا اصلاحی در فاکتور وجود دارد، مطمئن شوید مبلغ نهایی بازتاب همان اصلاح است. بررسی عدد نهایی، جای بررسی ردیف‌ها را نمی‌گیرد: دو خطای مخالف ممکن است جمع یکسانی تولید کنند.
۳. ریال و تومان را یکسان کنید
واحد پول فاکتور و واحد نمایش داروخانه را پیش از مقایسه مشخص کنید. برای مثال، مبلغ ۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال برابر با ۲۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است. مقایسه این دو عدد بدون تبدیل واحد، اختلافی ظاهری و ده‌برابری ایجاد می‌کند.
در یک مثال فرضی، سقف ماهانه تأمین‌کننده ۸۰ میلیون تومان و مصرف ثبت‌شده ۵۰ میلیون تومان است. اگر رزرو فعال یا گردش اصلاحی دیگری وجود نداشته باشد، مانده نسبت به سقف ۳۰ میلیون تومان خواهد بود. فاکتور ۲۴ میلیون تومانی پس از تأیید، این مانده را به ۶ میلیون تومان می‌رساند. این نتیجه فقط با فرض‌های همین مثال معتبر است؛ برای تصمیم واقعی، وضعیت جاری سامانه را ببینید.
۴. ماه، نوع اعتبار و ظرفیت خرید را کنترل کنید
سقف مربوط به یک تأمین‌کننده در یک ماه را برای ماه دیگری استفاده نکنید. تاریخ فاکتور، دوره مورد بررسی و نوع اعتبار باید با هم سازگار باشند. در فارمت، بررسی تأیید خرید، رزروهای فعال مرتبط را هم در نظر می‌گیرد؛ بنابراین عدد یک گزارش قدیمی برای تصمیم فعلی کافی نیست.
مانده اعتبار به معنی موجودی بانک یا مبلغ پرداخت امروز نیست. برای فهم این تفاوت، راهنمای مدیریت اعتبار تأمین‌کنندگان را بخوانید. اگر خرید از سقف عبور می‌کند، موضوع را به مسئول دارای اختیار ارجاع دهید. تغییر صوری تاریخ یا انتخاب نوع اعتبار نامرتبط، راه حل مغایرت نیست.
۵. ثبت پیش‌نویس را از تأیید مالی جدا کنید
پیش‌نویس محل ثبت و بررسی اولیه اطلاعات است؛ نباید صرف وجود آن را خرید قطعی تلقی کرد. در فارمت، کارمند می‌تواند پیش‌نویس خود را ثبت و پیگیری کند و تأیید مالی در اختیار نقش مجاز قرار دارد. پس از تأیید، اثر خرید در گردش اعتبار ثبت می‌شود.
پیش از فشردن تأیید، مسئول بررسی باید بداند کدام کنترل‌ها انجام شده و کدام ابهام هنوز باز است. اگر تیم شما چند شیفت دارد، راهنمای تقسیم وظایف تیم خرید برای تعیین مسئول هر مرحله کمک می‌کند. حساب مشترک، تشخیص ثبت‌کننده و تأییدکننده واقعی را دشوار می‌کند.
چک‌لیست نهایی پیش از تأیید
- تأمین‌کننده، شماره فاکتور و تاریخ با سند اصلی تطبیق دارند.
- همان فاکتور قبلاً ثبت یا تأیید نشده است.
- تعداد، واحد شمارش و مبلغ نهایی بررسی شده‌اند.
- ریال و تومان در مقایسه‌ها یکسان شده‌اند.
- ماه خرید و نوع اعتبار درست انتخاب شده‌اند.
- مانده جاری و رزروهای مرتبط بررسی شده‌اند.
- ابهام‌های فنی یا مالی پاسخ دارند و مسئول تأیید مشخص است.
اگر پاسخ یکی از موارد روشن نیست، سند را برای تکمیل بررسی نگه دارید و مورد اختلاف را با شناسه فاکتور به مسئول مربوط منتقل کنید. بعد از تأیید نیز وضعیت نهایی سند را کنترل کنید؛ قطع ارتباط یا دوبار کلیک‌کردن نباید شما را به ثبت دوباره همان خرید سوق دهد.
پرسش‌های رایج
اگر جمع فاکتور درست باشد، بررسی اقلام لازم است؟
بله. جمع درست، هویت قلم، تعداد و واحد شمارش را تأیید نمی‌کند. کنترل ردیف‌ها و مبلغ نهایی دو کار مکمل‌اند.
آیا پرداخت به تأمین‌کننده به معنی افزایش سقف ماه است؟
نباید چنین فرضی کرد. سقف خرید، مصرف اعتبار و پرداخت مفاهیم متفاوتی‌اند. اثر هر عملیات را از قواعد سامانه و اسناد همان تأمین‌کننده بررسی کنید.
اگر بعداً گزارش با انتظار ما فرق داشت، از کجا شروع کنیم؟
ابتدا ماه، واحد پول و وضعیت اسناد را یکسان کنید؛ سپس مراحل مغایرت‌گیری گزارش ماهانه را دنبال کنید.
مبنای این راهنما
توضیحات مربوط به محصول بر اساس گردش ثبت و تأیید خرید، کنترل سقف و نقش‌های موجود فارمت نوشته شده‌اند. معرفی امکانات فارمت و راهنمای اعتبار منابع داخلی مرتبط‌اند. چک‌لیست بالا پیشنهاد اجرایی برای نظم تیم است و مثال عددی آن، داده واقعی مشتری نیست.
